Рисуйте диаграммы и побольше отдыхайте: семь эффективных методов планирования

«Не могу да и не хочу работать», – писал Толстой в одном из своих писем. Все мы немного Лев Николаевич, когда открываем свой ежедневник со списком дел на день. Какие методы планирования существуют? Рассказали про семь техник, которые помогут выполнить задачи и перестать откладывать их на потом.

Метод «3-2-1». Фокус на самом важном

Если ты ставишь себе на день десятки задач, а до самого главного не доходите, то эта техника для тебя.

Она, вероятно, является вариацией формулы «10-3-2-1-0», которую предложил фитнес-тренер Крейг Баллантайн. Метод помогает улучшить качество сна.

• За десять часов до сна: прекратить употребление кофеина
• За три часа до сна: отказаться от еды и алкоголя
• За два часа до сна: завершить все рабочие задачи и дела
• За один час до сна: отложить все планшеты, смартфоны, выключить телевизор
• Ноль: не переключать будильник утром.

Метод планирования «3-2-1» адаптировали под повседневные задачи.

В чём суть

Ты планируешь не всё подряд, а лишь шесть ключевых задач, расставленных по приоритетам.

• Три самых важных и больших дела на день
• Две задачи средней важности, которые желательно сделать
• Одно приятное или простое дело, которое вы легко выполните

Процесс планирования

• Раздели страницу на три части
• Подпиши каждый столбик: «Главное на сегодня» (три задачи), «Второстепенное» (две задачи), «Если успею» (Одна задача)
• Заполни столбики делами.

Плюсы

• Предотвращает выгорание
• Учит трезво оценивать свои силы
• Помогает фокусировать внимание на том, что действительно важно.

Метод «Лягушки». Самое сложное – самое важное

Как планировать работу? Начни с самого сложного! Создатель метода – канадско-американский мотивационный оратор и автор книг по мотивации Брайан Трейси. Он советует начинать день с самой трудной или пугающей задачи. Он называет её «лягушкой».

В чём суть

Как только справишься с самым неприятным заданием, ты почувствуешь облегчение. Появится мотивация и дальше не сдавать позиции. Особенно приятно будет работать, понимая, что самое трудное уже позади.

Процесс планирования

• Пропиши список задач на день
• Выдели самую важную и сложную. Например, обведи маркером, подчеркни или нарисуй рядом лягушку
• Приступи к ней, не отвлекаясь на внешние раздражители.

Плюсы

• Победа над прокрастинацией
• Даёт гарантию, что ключевая задача будет выполнена.

Метод Time Boxing. План дня поминутно

Твой ежедневник превращается в подробный календарь, где прописано что и во сколько ты будешь делать. Ты как будто «назначаешь» деловую встречу с самим собой.

Time Boxing переводится как «таймбоксинг» или «блокировка времени». Метод придумал специалист по информационным технологиям Джеймс Мартин в 1980-х годах. Поговаривают, техникой пользуется сам Илон Маск!

В чём суть

Распиши весь свой день поминутно. Учитывать нужно не только рабочие задачи, но и всё остальное времяпрепровождение: отдых, готовка, приём пищи, сборы и так далее.

Процесс планирования

• Используй ежедневник с разбивкой по часам
• Заполни каждую строку. Например:

07:00 – 08:00 – сборы на работу и завтрак
08:00 – 09:00 – дорога на работу
09:00 – 10:30 – Работа над отчётом
10:30 – 10:45 – перерыв на кофе
10:45 – 11:00 – проверка почты

Расписывай весь день. Не забудь учесть непредвиденные обстоятельства, пробки и паузы на отдых между задачами.

Плюсы

• Появляется структура и понимание, как пройдёт день
• Можно «защитить» себя от дополнительной работы или нежелательных встреч, так как ты точно будешь видеть, есть ли на это время или нет.

Метод «Канбан». На каком этапе находится задача?

Система появилась в Японии в компании Toyota. Её разработали, чтобы сбалансировать нагрузку и ускорить поток задач.

Особенно подходит для командной работы и управления проектами. Однако метод часто используют и в личных целях.

В чём суть

Каждому делу нужно дать статус. Так будет понятно, на каком оно этапе выполнения.

Процесс планирования

• Раздели доску, лист бумаги или в заметки на четыре колонки: «Сделать», «В работе», «На проверке», «Готово»
• Распредели задачи по колонкам.

Плюсы

• Помогает увидеть общую картину
• Показывает, за какие задачи нужно взяться в первую очередь.

Метод Айви Ли. Простота и дисциплина

Айви Ли – американский журналист. Его метод остаётся одним из самых эффективных.

В чём суть

В конце каждого рабочего дня нужно определить шесть самых важных дел на завтра и расставить их в порядке приоритета. На следующий день надо работать строго по списку сверху вниз, не перескакивая на следующую задачу.

Процесс планирования

• Отведи последнюю строку на сегодняшней странице для плана на завтра
• Запиши шесть важных дел в порядке приоритета
• Утром просто открой список и начни с первого пункта.

Плюсы

• Формирует дисциплину
• Не нужно тратить время с утра для планирования рабочих задач.

Метод Pomodoro. Делай перерывы

Так как планировать задачи недостаточно, следите ещё за тем, как ты работаешь. Делаешь ли ты это эффективно или медленно?

В переводе с итальянского Pomodoro означает «помидор». Его создатель, Франческо Чирилло, использовал в конце 1980-х годов кухонный таймер в форме помидора для отсчёта временных интервалов своей работы.

В чём суть

Работа разбивается на интервалы по 25 минут, каждый из которых сопровождается коротким перерывом в пять минут. После четырёх подходов (то есть двух часов работы и пауз на отдых) идёт длинный перерыв в 15-30 минут.

Процесс планирования

• Распиши задачи и установи очерёдность их выполнения
• Заведи будильники на каждые 25 и пять минут
• Выполняй задачи и уходи отдыхать в назначенное время
• После перерыва возвращайся к списку дел.

Плюсы

• Борется с прокрастинацией
• Человек остаётся эффективным, но при этом успевает отдыхать.

Диаграмма Ганта. График задач

Диаграмму Ганта разработал польский инженер Кароль Адамецкий в 1896 году. Он назвал её «гармонограммой». Однако популяризировал и распространил идею американский инженер Генри Гант в 1910 году. Позже метод стал известен под его фамилией.

В чём суть

Схема планирования представляет собой диаграмму в виде горизонтальных линий или столбиков. По ним можно определить сразу несколько факторов.

• Продолжительность задач
• Последовательность и взаимосвязь задач.

Процесс планирования

• Составь список задач (вертикальная ось)
• Определи время выполнения на временной шкале (горизонтальная ось)
• Нанеси задачи на шкалу, где левый край полосы – дата или время начала исполнения, правый край полосы – конечная дата или время выполнения задачи.

Плюсы

• Чётко видно время выполнения задачи
• Удобнее визуально

Бывают разные методы планирования задач. Часто наиболее эффективным оказывается гибридный подход.

А как найти баланс между работой и жизнью, мы рассказывали ранее в материале.